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「現金」の管理がラクになる経理方法とは

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小さな会社やお店にとって、現金の管理は最も難しい経理業務の一つです。

現金の管理は何が難しいか

「現金出納帳」と呼ばれる帳簿をつけて、現金の動きをこの帳簿上に再現するのですが、これがなかなか面倒です。
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取引量が増えてくると、記帳の手間も増えてきます。あるべき残高は76,476円ですが、実際には100円足りなかったりします。

お客様にお返しする釣銭を間違えたか?消耗品購入の際の釣銭が間違っていたか?100円分のレシートを紛失したのか?etc…

様々な理由が考えられますが、原因を調べるのも一苦労です。

「現金」科目を使わない

現金の管理をなくす、あるいはラクにするためにおすすめなのが、「現金科目を使わない」という経理方法です。

1.まず、現金取引を減らす

消耗品はアスクルで購入し口座振替を利用する、カード決済や振込で対応できるものはこれを利用するなどして、現金取引をできるだけ減らします。

2.経費はプライベートで立て替え、ネット振込で精算

現金で支払わなければならない経費は、一旦プライベートの財布から立替払いをし、領収書(レシート)を保管します。

月に一度(金額が多すぎるなら2週に一度・週に一度)その領収書を集計し、合計金額を個人口座に振込精算します。

スタッフが経費精算する場合も、上記と同様の流れです。

お給料と一緒に振り込んだりネットバンキングを利用したりして、なるべく手間をかけないようにしましょう。

大切なことは、「売上などの現金に手を付けない」ということです。

3.経費精算の仕訳のイメージは

立替時:
 消耗品費   320 / 未払金   320
 旅費交通費 1,780 / 未払金  1,780
 新聞図書費 3,024 / 未払金  3,024
精算時:
 未払金   5,124 / 普通預金 1,500 (合計)

という感じで、現金勘定を使いません。

フリーランスの場合、立替時に
消耗品費   320 / 事業主借  320
旅費交通費 1,780 / 事業主借 1,780
新聞図書費 3,024 / 事業主借 3,024

と仕訳をする方法もあります。この場合、通帳から振込精算する必要はありません。「事業主借」とは、プライベートで事業用のお金を立て替えたことを示す勘定です。

4.現金売上はどう処理するか

上記のような経費精算の方法をとると、現金取引としては売上だけが残ります。

a)現金出納帳をつけるとしたら下記のように、日々の売上だけがたまっていくイメージです。週に一回ほど預金に預け入れます。

無題 

b)現金出納帳を使わずに日々の売上は日報等で管理して、預金に預け入れるたびに

4/6 普通預金 111,200 / 売上高 111,200(0402-0405)

と仕訳してもOKです。この場合は現金勘定は全く動きません。

また、(面倒ですが)その日の売上を毎日ATMで入金し、

4/2 普通預金 21,600 / 売上高 21,600
4/3 普通預金 18,800 / 売上高 18,800
4/4 普通預金 37,600 / 売上高 37,600
4/5 普通預金 33,200 / 売上高 33,200

と仕訳する方法もあります。

現金管理のストレスをなくすためにも、現金勘定を使わない経理方法を検討してみましょう。

編集後記

先日、「モレスキナリー」に私のブログが紹介されました。

MOLESKINEの個性的な使い方がたくさん紹介されていて、見ているだけで楽しいサイトです。

管理人の@YOKOnotesさん、ありがとうございました。

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